Nebenkostenabrechnung richtig erstellen: Frist, Form und Inhalt

Nebenkostenabrechnung richtig erstellen: Frist, Form und Inhalt

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Leisten Ihre Mieter Vorauszahlungen zu den Nebenkosten, müssen Sie ihnen innerhalb einer Frist von 12 Monaten nach Jahresende eine Nebenkostenabrechnung vorlegen. Geben Sie darin alle umlagefähigen Betriebskosten korrekt und rechnerisch nachvollziehbar an. Was gehört dazu, eine Nebenkostenabrechnung richtig zu erstellen?

Was enthält die Nebenkostenabrechnung?

Es ist alljährliche Vermieterpflicht: Eine Nebenkostenabrechnung will erstellt sein, in der Sie alle Betriebskosten darlegen, die Sie laut Mietvertrag auf Ihre Mieter umgelegt haben.

Deshalb sollten Sie schon bei der Formulierung des Mietvertrags sorgfältig vorgehen: Haben Sie nämlich eine oder mehrere Kostenpositionen im Mietvertrag vergessen, dürfen Sie diese Ihren Mietern auch nicht in Rechnung stellen. Um sicher zu gehen, können Sie deshalb in den Mietvertrag folgende Formulierung einbauen: „Neben der Miete sind Betriebskosten gemäß § 2 Betriebskostenverordnung zu zahlen.“

In diesem Paragrafen werden folgende umlagefähige Betriebskosten aufgezählt:

1. laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, vor allem die Grundsteuer;

2. Kosten der Wasserversorgung; darunter fallen etwa die Grundgebühren, der Wasserverbrauch und die Kosten der Anmietung von Zählern sowie der Aufteilung und Berechnung;

3. Kosten der Entwässerung; darunter fallen die Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung und jene des Betriebs einer nichtöffentlichen Entsorgungsanlage und des Betriebs einer Entwässerungspumpe;

4. Heizkosten, unabhängig von der Art der Heizungsanlage;

5. Kosten der Warmwasserversorgung, sofern diese nicht bereits innerhalb einer anderen Nebenkostenart enthalten sind;

6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen, sofern diese nicht bereits innerhalb einer anderen Nebenkostenart enthalten sind;

7. Alle Kosten des Aufzugbetriebs;

8. Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung; darunter fallen öffentliche Straßenreinigungs- und Müllabführgebühren sowie die Kosten für Kehrwoche und Winterdienst;

9. Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung; davon ausgenommen sind allerdings Wespen, Hornissen etc.;

10. Kosten der Gartenpflege, darunter auch die Pflege von Spielplätzen sowie von Zufahrten und Zugängen zum Grundstück; die Umlage von Kosten der Beseitigung von Sturmschäden ist hingegen strittig;

11. Kosten der Beleuchtung für gemeinschaftlich genutzte Gebäudeteile wie etwa Flure oder Keller;

12. Kosten der Schornsteinreinigung, sofern diese nicht bereits in den Kosten für den Betrieb einer zentralen Heizungsanlage integriert sind;

13. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung, darunter die Gebäude- und Elementarschädenversicherung, nicht aber der Rechtsschutz- und Mietausfallversicherung;

14. Alle Personalkosten für den Hausmeister sowie einer ihm unentgeltlich überlassenen Wohnung; die Kosten für Arbeiten des Hausmeisters, die bereits in einer der anderen Nebenkostenarten enthalten sind, dürfen hier aber nicht nochmals aufgeführt werden;

15. Kosten für Antenne und Kabel;

16. Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die gemeinschaftlich genutzten Geräte zur Wäschepflege, wie Waschmaschine oder Trockner sowie die Kosten der Wasserversorgung dieser Geräte, sofern sie nicht schon in einer anderen Nebenkostenart enthalten sind;

17. sonstige Betriebskosten; worunter beispielsweise die Kosten für Klingel- und Gegensprechanlagen, für Sauna- oder Schwimmbadanlagen, für eine Dachrinnenheizung, für Feuerlöscher oder für Blitzschutz- und Brandmeldeanlagen usw. fallen.

Diese Auflistung ist abschließend, das heißt, andere Kosten wie etwa alle Aufwendungen für Reparaturen und Instandsetzungen, für die Hausverwaltung oder Bankgebühren dürfen Sie nicht umlegen.

Bis wann muss ich die Abrechnung erstellen?

Nach § 556 Abs. 3 S. 2, 3 BGB müssen Sie die Nebenkostenabrechnung Ihren Mietern innerhalb von 12 Monaten nach Jahresende vorlegen. Diese Frist sollten Sie auch unbedingt einhalten – ist sie abgelaufen, können Sie nämlich keine Nachzahlungsforderungen gegenüber Ihren Mietern mehr geltend machen.

Versuchen Sie die Nebenkostenabrechnung am besten so früh wie möglich zu erstellen, denn bei formalen Fehlern ist eine Korrektur nur bis zum Ablauf der Frist möglich. Die Beweislast für den fristgerechten Zugang tragen Sie. Wenn Sie Ihre Forderungen nicht innerhalb von maximal drei Jahren nach Ende des Abrechnungszeitraums geltend gemacht haben, verjähren diese in der Regel genauso wie etwaige Erstattungsansprüche des Mieters.

Wie erstelle ich eine korrekte Nebenkostenabrechnung?

Die Basis für eine stressfreie Erstellung der Abrechnung legen Sie, indem Sie alle Rechnungen und Belege über die angefallenen Betriebskosten ordentlich und systematisch ablegen.

Tipp: Sortieren Sie dabei schon von Anfang an alle Belege nach den umlagefähigen Kostenpositionen. Sehr einfach geht das mit der Buchungs -und Nebenkostenfunktion von Immofred. Auf der Grundlage Ihrer Belege muss die Nebenkostenabrechnung mindestens die folgenden Angaben enthalten:

  • den Abrechnungszeitraum;
  • die Zusammenstellung der Gesamtkosten der ganzen Immobilie;
  • alle verwendeten Verteilerschlüssel für die einzelnen Kostenpositionen. Besteht bereits ein Mietvertrag, sind die dementsprechenden Verteilerschlüssel in der Regel durch den Mietvertrag bereits festgelegt. Enthält der Mietvertrag keinerlei Umlageschlüssel, sind die Betriebskosten nach dem Mietrechtsreformgesetz nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen (vgl. § 556 a BGB. Betriebskosten), die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch den Mieter abhängen (z. B. Müll, Wasser), sind nach dem Verbrauch abzurechnen. Wurde der Verbrauch erfasst, muss der Vermieter auch verbrauchsabhängig abrechnen;
  • die bereits geleisteten Vorauszahlungen des Mieters.

Geben Sie dabei alle Kostenpunkte nachvollziehbar und nachrechenbar an und prüfen Sie die Rechenergebnisse nochmals, bevor Sie die Abrechnung an Ihre Mieter weiterleiten.

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