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Nebenkostenabrechnung: Vorauszahlungen richtig anpassen
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Sowohl Mieter als auch Vermieter können die Höhe der monatlichen Vorauszahlungen vor allem bei abweichender Nebenkostenabrechnung relativ leicht anpassen. Meistens liegt eine Anpassung nahe, wenn die Vorauszahlungen im Nachhinein zu hoch oder zu niedrig waren. Als Vermieter sollten Sie bei der Anpassung die folgenden Ratschläge beachten.
Wann angepasst werden darf
Alljährlich erstellen Sie als Vermieter eine Nebenkostenabrechnung, aus der Sie entnehmen, ob die von Ihren Mietern geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen ausgereicht haben oder ob diese zu viel bezahlt haben. Die Anpassung der Vorauszahlungen ist danach meistens unproblematisch, denn beide Vertragsparteien haben in der Regel ein Interesse daran, zu hohe Nachzahlungen bzw. Rückerstattungen zu vermeiden. Es geht also darum, möglichst kostendeckende Vorauszahlungen zu vereinbaren. Gesetzliche Grundlage für die Anpassung der Nebenkostenvorauszahlung ist § 560 Abs. 4 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).
Das Anpassungsrecht kann von einer der Parteien aber erst dann ausgeübt werden, wenn die Nebenkostenabrechnung des betreffenden Jahres bereits vorliegt. Beachten Sie dabei aber: Nach dem Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) vom 15.05.2012 (VIII ZR 245/11) ist die Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung aus Gründen des Mieterschutzes nur wirksam, wenn ihr eine formell ordnungsgemäße sowie inhaltlich richtige Nebenkostenabrechnung vorausgegangen ist. Wie Sie eine solche erstellen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Vorauszahlungen schriftlich anpassen
Sie müssen Ihren Mietern die Anpassung der Vorauszahlungen in Textform zukommen lassen. Dabei haben Sie nicht die Pflicht, die Anpassung zu begründen, sollten dies aber tun, um die Anpassung für Ihre Mieter nachvollziehbar zu machen. Ein Einvernehmen mit diesen ist aber nicht gefordert, es reicht Ihre einseitige Erklärung. Wenn Sie rückständige Zahlungen gerichtlich einfordern, dient die schriftliche Mitteilung der Anpassung als Beweismittel.
Vorauszahlungen angemessen anpassen
Oberster Grundsatz ist: Die Anpassung der Vorauszahlungen muss angemessen sein (§ 560 Abs. 4 BGB)! Dabei dient das Abrechnungsergebnis des Vorjahres als Maßstab, an dem Sie – und Ihre Mieter – sich orientieren müssen. Dabei gibt es keinen Ermessensspielraum, auch eine von Ihnen prognostizierte zukünftige Steigerung der Betriebskosten dürfen Sie nicht geltend machen. Der BGH hat aber einen Orientierungspunkt bestimmt (VIII ZR 294/10): Demnach gilt grundsätzlich ein Zwölftel des Jahresbetrags der letzten Nebenkostenabrechnung als monatlicher Vorauszahlungsbetrag für das Folgejahr als angemessen.
Vorauszahlungen rechtzeitig anpassen
Die Nebenkostenabrechnung müssen Sie innerhalb eines Zeitraums von einem Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellen, damit Sie Nachforderungen geltend machen können. Was dagegen die Anpassung der Nebenkostenvorauszahlungen angeht, hat der BGH mit Urteil vom 16.06.2010 (VIII ZR 258/09) entschieden, dass die Nichteinhaltung dieser Frist einer Anpassung der Nebenkostenvorauszahlung nicht entgegen steht.
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