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Nebenkostenabrechnung falsch: Was jetzt?

Lesedauer: 3 Minuten

Sie denken, Ihre Nebenkostenabrechnung ist falsch?
Als Vermieter sind Sie zur Vorlage einer formell wie inhaltlich korrekten Nebenkostenabrechnung verpflichtet. Da über 80% aller Nebenkostenabrechnungen falsch sind, überprüfen clevere Mieter ihre Nebenkostenabrechnung genau. Ihre Nebenkostenabrechnung ist falsch? Was jetzt? Wann Ihre Abrechnung fehlerhaft ist und was Sie dann tun können, erfahren Sie hier.

Alles in Form?

So erkennen Sie, ob Ihre Nebenkostenabrechnung falsch ist:
Der Mieter kann prüfen, ob die Nebenkostenabrechnung formell einwandfrei ist. Dabei kann er die folgenden Formfehler beanstanden:

• Nichteinhaltung der Abrechnungsfrist;

• falsche Bestimmung des Abrechungszeitraums;

• keine nachvollziehbare und ordentliche Aufgliederung;

• geleistete Vorauszahlungen fehlen oder sind unvollständig;

• fehlende Vollmacht der vom Vermieter beauftragten Person (Steuerberater oder Hausverwalter);

• unerlaubte oder unerkennbare Schätzungen von Kosten;

• unsachgemäße Vorbehalte (so etwa „Irrtum vorbehalten“).

Der Mieter kann eine formell fehlerhafte Nebenkostenabrechnung zurückweisen. Als Vermieter können Sie diese allerdings korrigieren, solange Sie die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten einhalten. Tun Sie dies nicht, muss der Mieter keine Nachzahlungen leisten. Vielmehr kann er sogar ebenfalls seine Vorauszahlungen einstellen, bis Sie ihm eine formell korrekte Abrechnung vorgelegt haben.

Formelle Fehler können von inhaltlichen aber nicht immer genau abgegrenzt werden; auch die Rechtsprechung ist sich hierzu nicht einig, es kommt daher meistens auf den Einzelfall an. Ein zentrales Kriterium ist jedoch zumindest, dass aus der Abrechnung das darin genannte Ergebnis hergeleitet werden kann, ohne dass die Struktur der Abrechnung verändert werden muss.

Steht das Richtige drin?

Ist Ihre Nebenkostenabrechnung zwar formell korrekt, meint Ihr Mieter jedoch, einen inhaltlichen Mangel entdeckt zu haben, kann er nicht auf die Erteilung einer geänderten Abrechnung klagen. Ihr Mieter muss aber erkennen können, welche Nebenkosten mit welchem Verteilerschlüssel auf seine Wohnung umgelegt wurden, deren Fläche zudem korrekt angegeben sein muss.

Stellt er bei seiner Prüfung inhaltliche Fehler fest, kann er Ihrer Abrechnung widersprechen. Wichtig dabei: Im Gegensatz zu formellen Fehlern führen inhaltliche Mankos nicht dazu, dass Ihr Mieter keine Nachzahlung leisten muss, diese dürfen Sie also einfordern! Nur eine von Ihnen auf Basis der Abrechnung geforderte Erhöhung der zukünftigen Vorauszahlungen darf Ihr Mieter ablehnen.

Haben Sie bloß Schreib- oder Rechenfehler gemacht, ist dies jedoch nicht gravierend, denn würde Ihr Mieter sich allein deshalb der Zahlung verweigern, wäre dies juristisch gesprochen treuwidrig, und kleinlich noch dazu. Er darf allerdings dann den Rechenfehler korrigieren und braucht nur den rechnerisch richtigen Betrag zu zahlen. Ansonsten hängt auch bei inhaltlichen Fehlern eine genaue Beurteilung fast immer von den Umständen des Einzelfalls ab.

Ist Ihre Nebenkostenabrechnung falsch? Holen Sie sich im Streitfall rechtzeitig rechtliche Expertise

Fehler passieren. Machen Sie aber keine Fehler bei den Fehlerfolgen, sondern sichern Sie sich rechtzeitig juristische Expertise und Beistand – auch Ihr Mieter wird dies wahrscheinlich tun, indem er sich zum Beispiel an den Mieterschutzbund wendet.

Wenn es Ihnen um eine Nachzahlung geht, muss Ihr Mieter vor Gericht bei formell ordnungsgemäßer Nebenkostenabrechnung nämlich die Richtigkeit im Detail beanstanden. Fordert der Mieter eine Rückzahlung von Ihnen, muss er die inhaltlichen Fehler der Nebenkostenabrechnung auch erst einmal nachweisen können.

Freude am Vermieten mit Immofred

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Nebenkostenabrechnung Umlageschlüssel, die Sie kennen sollten

Lesedauer: 4 Minuten

Durch den Umlageschlüssel legen Sie fest, wie die Nebenkosten eines Hauses den einzelnen Wohnungen zugeordnet werden. Im Folgenden erfahren Sie auch, mit welchen Besonderheiten und Reaktionen auf die Nebenkostenabrechnung Sie von Ihrem privaten oder gewerblichen Mieter rechnen müssen.

Diese Nebenkosten Umlageschlüssel können Sie verwenden

Welche Nebenkosten umlagefähig sind, erfahren Sie hier. Nun geht es darum, wie Sie den Verteilerschlüssel richtig wählen.

Ein Beispiel: Im Abrechnungszeitraum sind Kosten der Müllentsorgung von zum Beispiel 5.800,00 Euro angefallen. Mit dem Umlageschlüssel, auch Verteilerschlüssel genannt, regeln Sie dann, welchen Anteil die einzelnen Mieter für ihre Wohnungen stemmen müssen.

Es ist geläufig, die Kosten nach der Wohnfläche zu verteilen. Dieser Umlageschlüssel gilt automatisch immer dann, wenn kein anderer Maßstab vereinbart wird. Hat Ihre Immobilie beispielsweise 800 Quadratmeter und eine Wohnung darin 50 Quadratmeter, ergibt sich für diese Wohnung der folgende Kostenanteil: 5.800,00 : 800 x 50 = 362,50 Euro. Beachten Sie dabei: Für die Verteilung von Betriebskosten nach Wohnfläche kommt es auf die tatsächliche und nicht auf die vereinbarte Wohnungsgröße an (BGH, Urteil vom 30.5.2018, VIII ZR 220/17) . Es können auch andere Verteilerschlüssel im Mietvertrag vereinbart werden:

• Die Anzahl der Wohneinheiten: Dieser Umlageschlüssel (auch als Umlageschlüssel „Partei“ bekannt) ist sehr einfach, benachteiligt aber kleinere Wohnungen, die genau so belastet werden wie die größeren Wohnungen.

• Die Anzahl der Personen in einem Haushalt: Dieser Umlageschlüssel ist meistens nicht empfehlenswert, da Sie dann unterstellen müssen, dass alle Haushaltsmitglieder ein ähnliches Verbrauchsverhalten haben, was aber häufig nicht der Fall ist und daher zu einer ungerechten Kostenverteilung führen kann.

• Der tatsächliche Verbrauch: Diese Abrechnungsmethode ist sicherlich am gerechtesten, jedoch nicht für alle Nebenkostenarten anwendbar. Der Stromverbrauch etwa kann am Stromzähler konkret abgelesen werden, schwierig wird es aber unter anderem bei den Müllabfuhrgebühren aus obigem Beispiel.

Ihr Mieter will den Umlageschlüssel ändern

Als Vermieter haben Sie das Recht, den Umlageschlüssel für Heiz- und Warmwasserkosten – die sogenannten warmen Nebenkosten – zu bestimmen und einseitig zu ändern, wobei Ihr Mieter durchaus mit Ihnen verhandeln darf.

Aber Achtung: Erweist sich der festgelegte Umlageschlüssel als grob ungerecht, muss Ihr Mieter diesen nicht akzeptieren. Meistens wird er dann nach dem konkreten Verbrauch zahlen wollen. Die Abrechnung nach dem Verbrauch nennt sich auch Leistungsprinzip. Dabei kann der Mieter eine Änderung des Umlageschlüssel auch gerichtlich durchsetzen, wenn dieser nachgewiesenermaßen ungerecht ist. Maßstab ist aber in erster Linie die energetische Ausstattung der Immobilie. Eine Änderung ist außerdem nur für die Zukunft, also zu Beginn einer neuen Abrechnungsperiode möglich.

Einfacher geht die Abrechnung der kalten Betriebskosten, denn hier darf auch das Abflussprinzip angewandt werden: Sie stellen dann nur diejenigen Kosten in Rechnung, mit denen sie selbst im Abrechnungsjahr belastet wurden, die also von Ihrem Konto „abgeflossen“ sind. Sie rechnen dann also die Kosten ab, die Sie als Vermieter in dem Jahr zum Beispiel an den Gasversorger gezahlt haben, und nicht allein die Kosten des vom Mieter im Abrechnungsjahr tatsächlich verbrauchten Gases.

Ihr Mieter prüft und reklamiert die Nebenkostenabrechnung

Ihr Mieter hat das Recht zur Einsicht in die Abrechnungsbelege, auf deren Grundlage Sie ihm die Nebenkostenabrechnung erstellt haben. Auf etwaige Nachzahlungen müssen Sie dann noch warten: Macht der Mieter von seinem Einsichtsrecht Gebrauch, kann er Nachzahlungen für die Dauer eines angemessenen Prüfungszeitraums von in der Regel vier Wochen aufschieben. Der Mieter darf dabei auch Kopien der Belege anfertigen.

Will der Mieter daraufhin Einwände gegen Ihre Nebenkostenabrechnung erheben, muss er dies innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung tun. Ist diese Frist abgelaufen, kann er keine Reklamationen mehr geltend machen.

Ihr Mieter will nicht für Leerstand aufkommen

Muss er grundsätzlich auch nicht! Als Vermieter tragen Sie das finanzielle Risiko eines teilweisen Leerstands. Daher dürfen Sie die dadurch entstehenden Kosten auch nicht einseitig durch Änderung des Umlageschlüssels auf ihre Mieter abwälzen.

Ihr Mieter ist Gewerbetreibender

Ein Gewerbemietvertrag unterscheidet sich in mancher Hinsicht von einem Mietvertrag über Wohnraum. Im Gegensatz zu Privatmietern gelten gewerbliche Mieter nicht als schwächere und schutzwürdige Partei bei der Umlage von Nebenkosten. So ist etwa die oben genannte Zwölfmonatsfrist in diesem Fall keine Ausschlussfrist. Sie können also auch noch nach Ablauf der Frist eine Nebenkostenabrechnung anfertigen und eventuelle Nachzahlungen geltend machen.

Denken Sie vor Abschluss des Gewerbemietvertrags auch daran, dass hier im Gegensatz zur Wohnraummiete wegen etwaigen Publikumverkehrs etc. weitere Nebenkosten anfallen können, die Sie dann genau benennen müssen. Gegebenenfalls hat Ihr gewerblicher Mieter ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB, wenn Sie ihm keine Nebenkostenabrechnung zukommen lassen. Er muss in dem Fall dann keine Vorauszahlungen mehr tätigen.

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Nebenkostenabrechnung richtig erstellen: Frist, Form und Inhalt

Lesedauer: 4 Minuten

Leisten Ihre Mieter Vorauszahlungen zu den Nebenkosten, müssen Sie ihnen innerhalb einer Frist von 12 Monaten nach Jahresende eine Nebenkostenabrechnung vorlegen. Geben Sie darin alle umlagefähigen Betriebskosten korrekt und rechnerisch nachvollziehbar an. Was gehört dazu, eine Nebenkostenabrechnung richtig zu erstellen?

Was enthält die Nebenkostenabrechnung?

Es ist alljährliche Vermieterpflicht: Eine Nebenkostenabrechnung will erstellt sein, in der Sie alle Betriebskosten darlegen, die Sie laut Mietvertrag auf Ihre Mieter umgelegt haben.

Deshalb sollten Sie schon bei der Formulierung des Mietvertrags sorgfältig vorgehen: Haben Sie nämlich eine oder mehrere Kostenpositionen im Mietvertrag vergessen, dürfen Sie diese Ihren Mietern auch nicht in Rechnung stellen. Um sicher zu gehen, können Sie deshalb in den Mietvertrag folgende Formulierung einbauen: „Neben der Miete sind Betriebskosten gemäß § 2 Betriebskostenverordnung zu zahlen.“

In diesem Paragrafen werden folgende umlagefähige Betriebskosten aufgezählt:

1. laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, vor allem die Grundsteuer;

2. Kosten der Wasserversorgung; darunter fallen etwa die Grundgebühren, der Wasserverbrauch und die Kosten der Anmietung von Zählern sowie der Aufteilung und Berechnung;

3. Kosten der Entwässerung; darunter fallen die Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung und jene des Betriebs einer nichtöffentlichen Entsorgungsanlage und des Betriebs einer Entwässerungspumpe;

4. Heizkosten, unabhängig von der Art der Heizungsanlage;

5. Kosten der Warmwasserversorgung, sofern diese nicht bereits innerhalb einer anderen Nebenkostenart enthalten sind;

6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen, sofern diese nicht bereits innerhalb einer anderen Nebenkostenart enthalten sind;

7. Alle Kosten des Aufzugbetriebs;

8. Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung; darunter fallen öffentliche Straßenreinigungs- und Müllabführgebühren sowie die Kosten für Kehrwoche und Winterdienst;

9. Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung; davon ausgenommen sind allerdings Wespen, Hornissen etc.;

10. Kosten der Gartenpflege, darunter auch die Pflege von Spielplätzen sowie von Zufahrten und Zugängen zum Grundstück; die Umlage von Kosten der Beseitigung von Sturmschäden ist hingegen strittig;

11. Kosten der Beleuchtung für gemeinschaftlich genutzte Gebäudeteile wie etwa Flure oder Keller;

12. Kosten der Schornsteinreinigung, sofern diese nicht bereits in den Kosten für den Betrieb einer zentralen Heizungsanlage integriert sind;

13. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung, darunter die Gebäude- und Elementarschädenversicherung, nicht aber der Rechtsschutz- und Mietausfallversicherung;

14. Alle Personalkosten für den Hausmeister sowie einer ihm unentgeltlich überlassenen Wohnung; die Kosten für Arbeiten des Hausmeisters, die bereits in einer der anderen Nebenkostenarten enthalten sind, dürfen hier aber nicht nochmals aufgeführt werden;

15. Kosten für Antenne und Kabel;

16. Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die gemeinschaftlich genutzten Geräte zur Wäschepflege, wie Waschmaschine oder Trockner sowie die Kosten der Wasserversorgung dieser Geräte, sofern sie nicht schon in einer anderen Nebenkostenart enthalten sind;

17. sonstige Betriebskosten; worunter beispielsweise die Kosten für Klingel- und Gegensprechanlagen, für Sauna- oder Schwimmbadanlagen, für eine Dachrinnenheizung, für Feuerlöscher oder für Blitzschutz- und Brandmeldeanlagen usw. fallen.

Diese Auflistung ist abschließend, das heißt, andere Kosten wie etwa alle Aufwendungen für Reparaturen und Instandsetzungen, für die Hausverwaltung oder Bankgebühren dürfen Sie nicht umlegen.

Bis wann muss ich die Abrechnung erstellen?

Nach § 556 Abs. 3 S. 2, 3 BGB müssen Sie die Nebenkostenabrechnung Ihren Mietern innerhalb von 12 Monaten nach Jahresende vorlegen. Diese Frist sollten Sie auch unbedingt einhalten – ist sie abgelaufen, können Sie nämlich keine Nachzahlungsforderungen gegenüber Ihren Mietern mehr geltend machen.

Versuchen Sie die Nebenkostenabrechnung am besten so früh wie möglich zu erstellen, denn bei formalen Fehlern ist eine Korrektur nur bis zum Ablauf der Frist möglich. Die Beweislast für den fristgerechten Zugang tragen Sie. Wenn Sie Ihre Forderungen nicht innerhalb von maximal drei Jahren nach Ende des Abrechnungszeitraums geltend gemacht haben, verjähren diese in der Regel genauso wie etwaige Erstattungsansprüche des Mieters.

Wie erstelle ich eine korrekte Nebenkostenabrechnung?

Die Basis für eine stressfreie Erstellung der Abrechnung legen Sie, indem Sie alle Rechnungen und Belege über die angefallenen Betriebskosten ordentlich und systematisch ablegen.

Tipp: Sortieren Sie dabei schon von Anfang an alle Belege nach den umlagefähigen Kostenpositionen. Sehr einfach geht das mit der Buchungs -und Nebenkostenfunktion von Immofred. Auf der Grundlage Ihrer Belege muss die Nebenkostenabrechnung mindestens die folgenden Angaben enthalten:

• den Abrechnungszeitraum;
• die Zusammenstellung der Gesamtkosten der ganzen Immobilie;
• alle verwendeten Verteilerschlüssel für die einzelnen Kostenpositionen. Besteht bereits ein Mietvertrag, sind die dementsprechenden Verteilerschlüssel in der Regel durch den Mietvertrag bereits festgelegt. Enthält der Mietvertrag keinerlei Umlageschlüssel, sind die Betriebskosten nach dem Mietrechtsreformgesetz nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen (vgl. § 556 a BGB. Betriebskosten), die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch den Mieter abhängen (z. B. Müll, Wasser), sind nach dem Verbrauch abzurechnen. Wurde der Verbrauch erfasst, muss der Vermieter auch verbrauchsabhängig abrechnen;
• die bereits geleisteten Vorauszahlungen des Mieters.

Geben Sie dabei alle Kostenpunkte nachvollziehbar und nachrechenbar an und prüfen Sie die Rechenergebnisse nochmals, bevor Sie die Abrechnung an Ihre Mieter weiterleiten.

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