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Nebenkostenabrechnung überprüfen

Nebenkostenabrechnung falsch: Was jetzt?

Lesedauer: 3 Minuten

Als Vermieter sind Sie zur Vorlage einer formell wie inhaltlich korrekten Nebenkostenabrechnung verpflichtet. Da über 80% aller Nebenkostenabrechnungen falsch sind, überprüfen clevere Mieter ihre Nebenkostenabrechnung genau. Ihre Nebenkostenabrechnung ist falsch? Was jetzt? Wann Ihre Abrechnung fehlerhaft ist und was Sie dann tun können, erfahren Sie hier.

Alles in Form?

Der Mieter kann prüfen, ob die Nebenkostenabrechnung formell einwandfrei ist. Dabei kann er die folgenden Formfehler beanstanden:

  • Nichteinhaltung der Abrechnungsfrist;
  • falsche Bestimmung des Abrechungszeitraums;
  • keine nachvollziehbare und ordentliche Aufgliederung;
  • geleistete Vorauszahlungen fehlen oder sind unvollständig;
  • fehlende Vollmacht der vom Vermieter beauftragten Person (Steuerberater oder Hausverwalter);
  • unerlaubte oder unerkennbare Schätzungen von Kosten;
  • unsachgemäße Vorbehalte (so etwa „Irrtum vorbehalten“).

Der Mieter kann eine formell fehlerhafte Nebenkostenabrechnung zurückweisen. Als Vermieter können Sie diese allerdings korrigieren, solange Sie die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten einhalten. Tun Sie dies nicht, muss der Mieter keine Nachzahlungen leisten. Vielmehr kann er sogar ebenfalls seine Vorauszahlungen einstellen, bis Sie ihm eine formell korrekte Abrechnung vorgelegt haben.

Formelle Fehler können von Inhaltlichen aber nicht immer genau abgegrenzt werden; auch die Rechtsprechung ist sich hierzu nicht einig, es kommt daher meistens auf den Einzelfall an. Ein zentrales Kriterium ist jedoch zumindest, dass aus der Abrechnung das darin genannte Ergebnis hergeleitet werden kann, ohne dass die Struktur der Abrechnung verändert werden muss.

Steht das Richtige drin?

Ist Ihre Nebenkostenabrechnung zwar formell korrekt, meint Ihr Mieter jedoch, einen inhaltlichen Mangel entdeckt zu haben, kann er nicht auf die Erteilung einer geänderten Abrechnung klagen. Ihr Mieter muss aber erkennen können, welche Nebenkosten mit welchem Verteilerschlüssel auf seine Wohnung umgelegt wurden, deren Fläche zudem korrekt angegeben sein muss.

Stellt er bei seiner Prüfung inhaltliche Fehler fest, kann er Ihrer Abrechnung widersprechen. Wichtig dabei: Im Gegensatz zu formellen Fehlern führen inhaltliche Mankos nicht dazu, dass Ihr Mieter keine Nachzahlung leisten muss, diese dürfen Sie also einfordern! Nur eine von Ihnen auf Basis der Abrechnung geforderte Erhöhung der zukünftigen Vorauszahlungen darf Ihr Mieter ablehnen.

Haben Sie bloß Schreib- oder Rechenfehler gemacht, ist dies jedoch nicht gravierend, denn würde Ihr Mieter sich allein deshalb der Zahlung verweigern, wäre dies juristisch gesprochen treuwidrig, und kleinlich noch dazu. Er darf allerdings dann den Rechenfehler korrigieren und braucht nur den rechnerisch richtigen Betrag zu zahlen. Ansonsten hängt auch bei inhaltlichen Fehlern eine genaue Beurteilung fast immer von den Umständen des Einzelfalls ab.

Holen Sie sich im Streitfall rechtzeitig rechtliche Expertise

Fehler passieren. Machen Sie aber keine Fehler bei den Fehlerfolgen, sondern sichern Sie sich rechtzeitig juristische Expertise und Beistand – auch Ihr Mieter wird dies wahrscheinlich tun, indem er sich zum Beispiel an den Mieterschutzbund wendet.

Wenn es Ihnen um eine Nachzahlung geht, muss Ihr Mieter vor Gericht bei formell ordnungsgemäßer Nebenkostenabrechnung nämlich die Richtigkeit im Detail beanstanden. Fordert der Mieter eine Rückzahlung von Ihnen, muss er die inhaltlichen Fehler der Nebenkostenabrechnung auch erst einmal nachweisen können.

Freude am Vermieten mit Immofred

Vermieter finden durch die All-In-One Plattform von Immofred ihre Freude am Vermieten wieder. Verwaltung und Kommunikation wird vereinfacht – anders als dies mit Insellösungen oder anderen Verwaltungsprogrammen möglich ist. Die Nebenkostenabrechnung lässt sich durch Einbindung des Mietkontos mit wenigen Klicks erledigen, so dass Fehler besser vermieden werden können. Wiederkehrende Aufgaben und Fristen werden erfasst und aus der Plattform heraus erledigt. Vermieter werden an Pflichten wie die Legionellenprüfung oder die rechtzeitige Erstellung eines neuen Energieausweises erinnert. Papierkrieg und Excel-Ärger war gestern; Freude am Vermieten ist heute: mit Immofred.

Nebenkostenabrechnung: Diese Umlageschlüssel sollten Sie kennen

Nebenkostenabrechnung: Diese Umlageschlüssel sollten Sie kennen

Lesedauer: 4 Minuten

Durch den Umlageschlüssel legen Sie fest, wie die Nebenkosten eines Hauses den einzelnen Wohnungen zugeordnet werden. Im Folgenden erfahren Sie auch, mit welchen Besonderheiten und Reaktionen auf die Nebenkostenabrechnung Sie von Ihrem privaten oder gewerblichen Mieter rechnen müssen.

Diese Umlageschlüssel können Sie verwenden

Welche Nebenkosten umlagefähig sind, erfahren Sie hier. Nun geht es darum, wie Sie den Verteilerschlüssel richtig wählen.

Ein Beispiel: Im Abrechnungszeitraum sind Kosten der Müllentsorgung von zum Beispiel 5.800,00 Euro angefallen. Mit dem Umlageschlüssel, auch Verteilerschlüssel genannt, regeln Sie dann, welchen Anteil die einzelnen Mieter für ihre Wohnungen stemmen müssen.

Es ist geläufig, die Kosten nach der Wohnfläche zu verteilen. Dieser Umlageschlüssel gilt automatisch immer dann, wenn kein anderer Maßstab vereinbart wird. Hat Ihre Immobilie beispielsweise 800 Quadratmeter und eine Wohnung darin 50 Quadratmeter, ergibt sich für diese Wohnung der folgende Kostenanteil: 5.800,00 : 800 x 50 = 362,50 Euro. Beachten Sie dabei: Für die Verteilung von Betriebskosten nach Wohnfläche kommt es auf die tatsächliche und nicht auf die vereinbarte Wohnungsgröße an (BGH, Urteil vom 30.5.2018, VIII ZR 220/17) . Es können auch andere Verteilerschlüssel im Mietvertrag vereinbart werden:

  • Die Anzahl der Wohneinheiten: Dieser Umlageschlüssel (auch als Umlageschlüssel „Partei“ bekannt) ist sehr einfach, benachteiligt aber kleinere Wohnungen, die genau so belastet werden wie die größeren Wohnungen.
  • Die Anzahl der Personen in einem Haushalt: Dieser Umlageschlüssel ist meistens nicht empfehlenswert, da Sie dann unterstellen müssen, dass alle Haushaltsmitglieder ein ähnliches Verbrauchsverhalten haben, was aber häufig nicht der Fall ist und daher zu einer ungerechten Kostenverteilung führen kann.
  • Der tatsächliche Verbrauch: Diese Abrechnungsmethode ist sicherlich am gerechtesten, jedoch nicht für alle Nebenkostenarten anwendbar. Der Stromverbrauch etwa kann am Stromzähler konkret abgelesen werden, schwierig wird es aber unter anderem bei den Müllabfuhrgebühren aus obigem Beispiel.

Ihr Mieter will den Umlageschlüssel ändern

Als Vermieter haben Sie das Recht, den Umlageschlüssel für Heiz- und Warmwasserkosten – die sogenannten warmen Nebenkosten – zu bestimmen und einseitig zu ändern, wobei Ihr Mieter durchaus mit Ihnen verhandeln darf.

Aber Achtung: Erweist sich der festgelegte Umlageschlüssel als grob ungerecht, muss Ihr Mieter diesen nicht akzeptieren. Meistens wird er dann nach dem konkreten Verbrauch zahlen wollen. Die Abrechnung nach dem Verbrauch nennt sich auch Leistungsprinzip. Dabei kann der Mieter eine Änderung des Umlageschlüssel auch gerichtlich durchsetzen, wenn dieser nachgewiesenermaßen ungerecht ist. Maßstab ist aber in erster Linie die energetische Ausstattung der Immobilie. Eine Änderung ist außerdem nur für die Zukunft, also zu Beginn einer neuen Abrechnungsperiode möglich.

Einfacher geht die Abrechnung der kalten Betriebskosten, denn hier darf auch das Abflussprinzip angewandt werden: Sie stellen dann nur diejenigen Kosten in Rechnung, mit denen sie selbst im Abrechnungsjahr belastet wurden, die also von Ihrem Konto „abgeflossen“ sind. Sie rechnen dann also die Kosten ab, die Sie als Vermieter in dem Jahr zum Beispiel an den Gasversorger gezahlt haben, und nicht allein die Kosten des vom Mieter im Abrechnungsjahr tatsächlich verbrauchten Gases.

Ihr Mieter prüft und reklamiert die Nebenkostenabrechnung

Ihr Mieter hat das Recht zur Einsicht in die Abrechnungsbelege, auf deren Grundlage Sie ihm die Nebenkostenabrechnung erstellt haben. Auf etwaige Nachzahlungen müssen Sie dann noch warten: Macht der Mieter von seinem Einsichtsrecht Gebrauch, kann er Nachzahlungen für die Dauer eines angemessenen Prüfungszeitraums von in der Regel vier Wochen aufschieben. Der Mieter darf dabei auch Kopien der Belege anfertigen.

Will der Mieter daraufhin Einwände gegen Ihre Nebenkostenabrechnung erheben, muss er dies innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung tun. Ist diese Frist abgelaufen, kann er keine Reklamationen mehr geltend machen.

Ihr Mieter will nicht für Leerstand aufkommen

Muss er grundsätzlich auch nicht! Als Vermieter tragen Sie das finanzielle Risiko eines teilweisen Leerstands. Daher dürfen Sie die dadurch entstehenden Kosten auch nicht einseitig durch Änderung des Umlageschlüssels auf ihre Mieter abwälzen.

Ihr Mieter ist Gewerbetreibender

Ein Gewerbemietvertrag unterscheidet sich in mancher Hinsicht von einem Mietvertrag über Wohnraum. Im Gegensatz zu Privatmietern gelten gewerbliche Mieter nicht als schwächere und schutzwürdige Partei bei der Umlage von Nebenkosten. So ist etwa die oben genannte Zwölfmonatsfrist in diesem Fall keine Ausschlussfrist. Sie können also auch noch nach Ablauf der Frist eine Nebenkostenabrechnung anfertigen und eventuelle Nachzahlungen geltend machen.

Denken Sie vor Abschluss des Gewerbemietvertrags auch daran, dass hier im Gegensatz zur Wohnraummiete wegen etwaigen Publikumverkehrs etc. weitere Nebenkosten anfallen können, die Sie dann genau benennen müssen. Gegebenenfalls hat Ihr gewerblicher Mieter ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB, wenn Sie ihm keine Nebenkostenabrechnung zukommen lassen. Er muss in dem Fall dann keine Vorauszahlungen mehr tätigen.

Freude am Vermieten mit Immofred

Vermieter finden durch die kuratierte All-In-One Plattform von Immofred ihre Freude am Vermieten wieder. Verwaltung und Kommunikation wird vereinfacht – anders als dies mit Insellösungen oder anderen Verwaltungsprogrammen möglich ist. Die Nebenkostenabrechnung lässt sich durch Einbindung des Mietkontos mit wenigen Klicks erledigen. Wiederkehrende Aufgaben und Fristen werden erfasst und aus der Plattform heraus erledigt. Vermieter werden an Pflichten wie die Legionellenprüfung oder die rechtzeitige Erstellung eines neuen Energieausweises erinnert. Papierkrieg und Excel-Ärger war gestern; Freude am Vermieten ist heute: mit Immofred.