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Durch den Umlageschlüssel legen Sie fest, wie die Nebenkosten eines Hauses den einzelnen Wohnungen zugeordnet werden. Im Folgenden erfahren Sie auch, mit welchen Besonderheiten und Reaktionen auf die Nebenkostenabrechnung Sie von Ihrem privaten oder gewerblichen Mieter rechnen müssen.
Welche Nebenkosten umlagefähig sind, erfahren Sie hier. Nun geht es darum, wie Sie den Verteilerschlüssel richtig wählen.
Ein Beispiel: Im Abrechnungszeitraum sind Kosten der Müllentsorgung von zum Beispiel 5.800,00 Euro angefallen. Mit dem Umlageschlüssel, auch Verteilerschlüssel genannt, regeln Sie dann, welchen Anteil die einzelnen Mieter für ihre Wohnungen stemmen müssen.
Es ist geläufig, die Kosten nach der Wohnfläche zu verteilen. Dieser Umlageschlüssel gilt automatisch immer dann, wenn kein anderer Maßstab vereinbart wird. Hat Ihre Immobilie beispielsweise 800 Quadratmeter und eine Wohnung darin 50 Quadratmeter, ergibt sich für diese Wohnung der folgende Kostenanteil: 5.800,00 : 800 x 50 = 362,50 Euro. Beachten Sie dabei: Für die Verteilung von Betriebskosten nach Wohnfläche kommt es auf die tatsächliche und nicht auf die vereinbarte Wohnungsgröße an (BGH, Urteil vom 30.5.2018, VIII ZR 220/17) . Es können auch andere Verteilerschlüssel im Mietvertrag vereinbart werden:
Als Vermieter haben Sie das Recht, den Umlageschlüssel für Heiz- und Warmwasserkosten – die sogenannten warmen Nebenkosten – zu bestimmen und einseitig zu ändern, wobei Ihr Mieter durchaus mit Ihnen verhandeln darf.
Aber Achtung: Erweist sich der festgelegte Umlageschlüssel als grob ungerecht, muss Ihr Mieter diesen nicht akzeptieren. Meistens wird er dann nach dem konkreten Verbrauch zahlen wollen. Die Abrechnung nach dem Verbrauch nennt sich auch Leistungsprinzip. Dabei kann der Mieter eine Änderung des Umlageschlüssel auch gerichtlich durchsetzen, wenn dieser nachgewiesenermaßen ungerecht ist. Maßstab ist aber in erster Linie die energetische Ausstattung der Immobilie. Eine Änderung ist außerdem nur für die Zukunft, also zu Beginn einer neuen Abrechnungsperiode möglich.
Einfacher geht die Abrechnung der kalten Betriebskosten, denn hier darf auch das Abflussprinzip angewandt werden: Sie stellen dann nur diejenigen Kosten in Rechnung, mit denen sie selbst im Abrechnungsjahr belastet wurden, die also von Ihrem Konto „abgeflossen“ sind. Sie rechnen dann also die Kosten ab, die Sie als Vermieter in dem Jahr zum Beispiel an den Gasversorger gezahlt haben, und nicht allein die Kosten des vom Mieter im Abrechnungsjahr tatsächlich verbrauchten Gases.
Ihr Mieter hat das Recht zur Einsicht in die Abrechnungsbelege, auf deren Grundlage Sie ihm die Nebenkostenabrechnung erstellt haben. Auf etwaige Nachzahlungen müssen Sie dann noch warten: Macht der Mieter von seinem Einsichtsrecht Gebrauch, kann er Nachzahlungen für die Dauer eines angemessenen Prüfungszeitraums von in der Regel vier Wochen aufschieben. Der Mieter darf dabei auch Kopien der Belege anfertigen.
Will der Mieter daraufhin Einwände gegen Ihre Nebenkostenabrechnung erheben, muss er dies innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung tun. Ist diese Frist abgelaufen, kann er keine Reklamationen mehr geltend machen.
Muss er grundsätzlich auch nicht! Als Vermieter tragen Sie das finanzielle Risiko eines teilweisen Leerstands. Daher dürfen Sie die dadurch entstehenden Kosten auch nicht einseitig durch Änderung des Umlageschlüssels auf ihre Mieter abwälzen.
Ein Gewerbemietvertrag unterscheidet sich in mancher Hinsicht von einem Mietvertrag über Wohnraum. Im Gegensatz zu Privatmietern gelten gewerbliche Mieter nicht als schwächere und schutzwürdige Partei bei der Umlage von Nebenkosten. So ist etwa die oben genannte Zwölfmonatsfrist in diesem Fall keine Ausschlussfrist. Sie können also auch noch nach Ablauf der Frist eine Nebenkostenabrechnung anfertigen und eventuelle Nachzahlungen geltend machen.
Denken Sie vor Abschluss des Gewerbemietvertrags auch daran, dass hier im Gegensatz zur Wohnraummiete wegen etwaigen Publikumverkehrs etc. weitere Nebenkosten anfallen können, die Sie dann genau benennen müssen. Gegebenenfalls hat Ihr gewerblicher Mieter ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB, wenn Sie ihm keine Nebenkostenabrechnung zukommen lassen. Er muss in dem Fall dann keine Vorauszahlungen mehr tätigen.
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